Pólizas en Aspel-COI 7.0


Actualmente existen diversos programas electrónicos para llevar la contabilidad y generar de manera rápida y correcta los archivos .XML del catálogo de cuentas, la balanza de comprobación, las pólizas y auxiliares de cuenta.
A continuación la Lic. Sara Rodríguez Pineda, Gerente de Soporte Técnico en Aspel de México, encargada de la impartición de asesoría técnica al respecto de los sistemas Aspel a nivel nacional, así como la capacitación a Usuarios y Canal de distribución, nos explica a grandes rasgos el funcionamiento de Aspel-COI 7.0. para efectos del archivo de pólizas.
De acuerdo a las especificaciones de la contabilidad electrónica, las pólizas deben generarse con base en la estructura definida en el Anexo 24, apartado D de la RMISC, e incluir el detalle por transacción:
  • relacionando los folios correspondientes a los CFDI que soporten la operación
  • incorporando la información correspondiente a la forma en la que se realiza el pago
  • en las operaciones relacionadas con un tercero, incluirse el RFC de este
Para generar la información de pólizas en Aspel-COI 7.0, primero se capturaran ciertos datos que no necesariamente se tenían en el sistema de contabilidad, pero ahora son un requerimiento para constituir el mencionado detalle de la transacción. Esta captura de información solo se realizará por única ocasión, a manera de configuración, pues en los siguientes meses de trabajo, ya solo será necesario capturar los asientos contables.
A grandes rasgos, los pasos a realizar son:
  • definir los datos fiscales de los proveedores y terceros
  • si se realizan operaciones en monedas extranjeras, asígnarles la clave fiscal
  • estableciendo atributos a las cuentas contables
  • capturar asientos contables con el detalle de la transacción
  • genera en cualquier momento el archivo de pólizas XML listo para ser entregado a la autoridad
Definir los datos fiscales de los proveedores y terceros
En el catálogo de datos fiscales de terceros se pueden agregar todos los proveedores y terceros con los que se realizan operaciones, se recomienda registrar los proveedores comunes, aquellos con los que frecuentemente se realizan operaciones. Para agregarlos se deben indicar los datos de:
  • RFC o ID fiscal del proveedor
  • nombre del proveedor o beneficiario
  • método de pago con el que generalmente se le paga: transferencia, cheque, tarjeta de crédito, efectivo, entre otros
  • en su caso, cuenta bancaria a la que generalmente se le paga y banco de la cuenta
Estos datos permitirán agilizar la captura del detalle de la transacción en los asientos contables, pues el sistema te los sugerirá, pero también es posible que durante la captura de pólizas asignes un RFC que no se encuentre en este catálogo o un método de pago que no sea el definido al proveedor.
Otra ventaja significativa es que los catálogos que el sistema te presenta son los que el SAT ha definido para tales efectos, como el catálogo de bancos que incluye a todas las entidades financieras.
En caso de registrar un proveedor extranjero será necesario activar el tipo de RFC como extranjero para agregar el ID fiscal.
Operaciones en monedas extranjeras
Si en la empresa se realizan operaciones en monedas diferentes a la moneda nacional, es necesario definir para las monedas utilizadas la clave SAT correspondiente, Aspel-COI 7.0 proporciona estas claves fiscales para asignar dicho valor.
Estableciendo atributos a las cuentas contables
Para esta explicación, partiremos del hecho de que ya se tiene definido el código agrupador a las cuentas contables y lo que falta es definir los siguientes atributos:
  • RFC: si en el catálogo de cuentas se tienen cuentas que correspondan a un proveedor o tercero en particular, se debe asignar a la cuenta el RFC correspondiente a proveedores, acreedores o terceros, el sistema permite escoger entre los RFC’s o ID fiscales definidos en el primer paso, en caso de que no se encuentren registrados, se pueden agregar mediante el icono respectivo. En caso de seleccionar un ID fiscal, el sistema colocará el RFC genérico para extranjeros XEXX010101000.

    El RFC asignado a la cuenta será sugerido en la captura de pólizas
  • forma de pago: este atributo se debe activar a las cuentas que al afectarlas se esté realizando un pago, por ejemplo, las correspondientes a las bancarias y también puede definirse el tipo de asiento, y se lee de la siguiente manera, por ejemplo,  cuando se haga un abono a la cuenta bancaria, es que se está registrando un pago y en ese caso se debe registrar el detalle de la transacción correspondiente a la forma de pago
  • comprobantes: Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas generalmente hay un CFDI relacionado a la operación, por lo que hay que asociarlo a la partida
Capturar asientos contables
Hasta este punto se está listo para capturar las pólizas y al seleccionar una cuenta a la que se definió “Captura de forma de pago” en el paso número tres, al indicar el monto aparecerá la ventana de “Información adicional de la partida” donde se debe indicar o en su caso aceptar los datos del método de pago.
Al continuar con la captura y seleccionar una cuenta a la cual se aplicó el atributo “Captura de comprobantes”, por ejemplo, la de un proveedor, el sistema mostrará la ventana correspondiente para seleccionar el CFDI relacionado a la operación y concluir con los requisitos de  la contabilidad electrónica.
Como puede verse, Aspel-COI proporciona varias herramientas para identificar fácilmente el XML  como son UUID, la fecha, el monto, el RFC emisor y muchos datos más.
Al grabar las pólizas, quedan guardados todos los datos necesarios para generar el archivo XML de pólizas.
Genera en cualquier momento el archivo de pólizas XML
Una vez que se ha terminado la captura del mes de trabajo, se está en condición de generar el archivo XML listo para su envío al SAT, esto se realiza desde la consulta de cuentas con el ícono XML.
En el diálogo siguiente se indica el motivo por el que se enviará el catálogo, tal como una devolución de impuestos. Al aceptar el diálogo se genera el archivo XML, listo para su envío.
Adicional a este proceso Aspel-COI ofrece la posibilidad de crear automáticamente una póliza a partir de un archivo XML de un comprobante fiscal y muchas funciones más para agilizar la captura y manejo de las operaciones contables.
FUENTE: IDC
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